Coworking Office oder standard Büro? Gut abgewogen ist smart geplant

Coworking Office oder standard Büro

Das neue Jahrtausend ist geprägt von Mobilität, Flexibilität und Digitalisierung. Da kommt vielen Arbeitgebern Coworking sehr gelegen. Statt ein Büro zu mieten, setzen Unternehmen insbesondere in Deutschland auf Hybridkonzepte. Dabei handelt es sich um separate Teambüros innerhalb eines ansonsten offenen Coworking Spaces. Wir bei Work Inn setzen dieses Mischung aus offenem Workspace und privaten Büros konsequent um. Doch ist dieses Konzept praktikabel? Ein Vergleich Büro – Coworking Office hilft Dir heraus zu finden, welche Lösung sich für wen am besten eignet.

Das klassische Büro: Reizvoll aber mit Fallstricken behaftet

Ein Unternehmen hat sein eigenes Büro, Punkt. Diese Vorstellung spukt in vielen Köpfen herum. Sie hat durchaus ihre Daseinsberechtigung. So bietet das eigene Büro die Möglichkeit es nach den individuellen Vorstellungen zu gestalten. Ein weiteres Plus ist, dass die Privatsphäre optimal gesichert ist. Kurzum: In Deinem eigenen Büro bist du Dein kleiner, eigener Herr bzw. eigene Herrin. Wer sich die Frage „Coworking oder Büro“ stellt, darf jedoch nicht die Fallstricke der klassischen Büroanmietung übersehen. Sie können sich zu einer wahren Herausforderung entwickeln und im schlimmsten Fall sogar das Bestehen des Unternehmens gefährden. Zu bedenken gibt es:

Lange Vertragslaufzeiten:

  1. Lange Vertragslaufzeiten: Wer einen Mietvertrag für ein Büro unterschreibt, muss mit Vertragslaufzeiten von durchschnittlich viereinhalb Jahren rechnen. Handelt es sich um begehrte Neubauten in attraktiver Lage, ist eine Vertragslaufzeit von mindestens zehn Jahren keine Seltenheit. Dieser Planungshorizont überfordert viele Unternehmen. Oder weißt Du zu 100 %, wie hoch Dein Personal- oder Flächenbedarf in ein paar Jahren sein wird? Der Ausweg Untervermietung ist häufig schwierig, da diese oft untersagt ist oder nur mit Zustimmung des Eigentümers möglich ist.

Anfangsinvestition immens:

  1. Anfangsinvestition immens: Du musst schon viel Geld gleich zu Anfang auf den Tisch legen, um Dein Büro auszustatten. Gleiches zählt für die Investitionen in die Fläche sowie die Infrastruktur. Vom Verlegen der EDV-Kabel bis hin zum Küchenkauf fallen schnell hohe Summen an. Nicht zu vergessen: Vermieter können bis zu sechs Monatsmieten als Kaution nehmen. Sind deine liquiden Mittel hier gut eingesetzt?

Ineffizienz:

  1. Die Erfahrung zeigt, dass der Grundriss und die Raumaufteilung des Büros selten den Anforderungen des Mietern gänzlich entsprechen. Zu einem Umbau sind Eigentümer häufig nur gegen Aufpreis oder noch längere Vertragslaufzeiten bereit. Die Konsequenz ist: Du mietest eine unkomfortable und zu kleine oder zu große Fläche an.

Kostensicherheit ade:

  1. Unverhofft kommt oft, weswegen ein Unternehmen so viel Kostensicherheit wie möglich anstreben sollte. Wer ein klassisches Büro mietet, wird allerdings häufig überrascht – und dies zumeist negativ. Nicht selten übersteigen die Neben-, Heiz- oder Kühlkosten die Erwartungen. Zudem ist die Miete in der Regel an die Inflation gekoppelt. Kopfschmerzen sind so absehbar.

Büro oder Coworking Office: Wieso der Coworking Space meist sinnvoller ist

Wie schön ist es doch, wenn im Leben einmal etwas einfach sein kann. Und genau das bietet das Coworking. Warum? Hier sind die Gründe:

Du bist flexibel:

1. Bei einem Büro im Coworking Space sind die Vertragslaufzeiten erheblich kürzer. Sie bewegen sich für gewöhnlich zwischen drei und 24 Monaten, was Dir einen guten Spielraum bei der Unternehmensplanung bietet. Du kannst demnach spontan auf neue Anforderungen und Bedürfnisse reagieren. Aufgrund der natürlichen Fluktuation in einem Coworking Space kannst du bei erhöhtem kurzfristig mehr oder größere Räume buchen. Spitzenkapazitäten lassen sich sehr gut über Coworking Plätze im Open Space abdecken. Sollte es mal nicht so Laufen und die Notwendigkeit bestehen Personal- und Raumkosten einzusparen, kannst du aufgrund der kurzen Verträge schnell reagieren. Ein wesentlicher Unterschied zum klassischen Mietvertrag.

Keine hohen Anfangsinvestitionen:

2. Keine hohen Anfangsinvestitionen: Der Coworking-Space ist für Dich bereits vollständig ausgestattet, wodurch Du signifikant an Anfangsinvestitionen und laufenden Kosten sparst. Du teilst Dir mit anderen Coworkern Gemeinschaftsbereiche wie  Foyer, Flure, Küche, Lounge, WC, Serverraum und Küche. Für Besprechungs- und Seminarraum bezahlst Du nur, wenn Du sie benötigst.

Netzwerkvorteile:

3. Berufliche und private Netzwerke sind unerlässlich. Im Rahmen des Coworkings lassen sie sich ganz einfach ausbauen, denn die anderen Coworker stammen oft aus Bereichen, die Deinem ähnlich sind. Sogar die Team-Dynamik wird durch das    Treffen von nicht-unternehmensinternen Personen gefördert.

Angenehme Atmosphäre:

4. Freelancer und Start-ups sind die klassischen Nutzer von Coworking-Spaces. Dementsprechend locker und entspannt ist die Atmosphäre, wodurch sich die Mitarbeiter automatisch wohler fühlen.

Individuelle Betreuung:

 5. Dein Coworking Space hat in der Regel einen Community Manager als persönlichen Ansprechpartner. Durch den direkten Kontakt lassen sich rasch Lösungen für Deine Anfragen finden. Lange hierarchische Ketten wie bei klassischen Büros >Hausmeister > Property Manager > Eigentümer – entfallen. Das spart Zeit und Nerven!

Ohne Umschweife: der nackte Kostenvergleich

Es ist an der Zeit Tacheles zu reden – oder zu schreiben – das gelingt kaum besser als mit einem Kostenvergleich. Sicherlich hängt vieles vom Einzelfall ab, aber hier sei ein Beispiel für einen gewöhnlichen Bürobetrieb aufgeführt.

 

Beispielrechnung klassische Büroanmietung

Ein Unternehmen benötigt Raum für vier Personen und verbringt ca. 16 Stunden pro Monat im Besprechungsraum. Sie planen die Anmietung eines Büros und überlegen, wie groß es sein muss:

  • Büroraum: 32 m²
  • Besprechungsraum: 14 m²
  • Küche: 10 m²
  • Lounge/Foyer: 7 m²
  • WC (m/w/d): 8 m²
  • Flur: 12 m²
  • Lager und Putzmittel: 5 m²

In Summe kommst Du auf eine Gesamt-qm-Zahl von 88 m². Jetzt fehlen noch die Anfangsinvestitionskosten für eine solide Ausstattung. Realistisch lassen sich diese Werte einsetzen: 

  • Ausstattung Büroraum 4 Personen : 5.472 €
  • Ausstattung Besprechungsraum: 2.441 €
  • Küche inkl. Kühlschrank und Spülmaschine: 3.984 €
  • Lounge/Foyer inkl. Tisch für Mittagspause und Sofa: 7.434 €
  • Sonstiges: 140 €

Das käme einem Anfangsinvestment von 19.471 € zuzüglich Umsatzsteuer gleich. Großzügig entscheiden wir uns für einen Abschreibungszeitraum von zehn Jahren. Für die Miete kalkulieren wir preiswerte € 8,50 pro m² ein. Auf diese Weise ergeben sich folgende monatliche Immobilienkosten:

  • Miete €8,50/qm; Gesamt 748,00 €
  • Neben- und Heizkosten €2,90/qm; Gesamt € 255,20 €
  • Strom pro Einheit €1,00/qm €; Gesamt 88,00 €
  • Reinigung pro Einheit €1,80/qm; Gesamt 158,40 €
  • Internetanbindung pro Einheit €175,00/qm ; Gesamt 175,00 €
  • Leasing Kaffeeautomat pro Einheit €79,00  ; Gesamt 79,00 €
  • Leasing Multifunktionsgerät pro Einheit €78,00  ; Gesamt 78,00 €
  • Abschreibungen pro Einheit €162,26 ; Gesamt 162,26 €

Dies ergibt eine monatliche Kostenbelastung von 1.743,86 €.

Beispielrechnung Office im Coworking Space versus klassisches Büro

Wir gehen von den gleichen Ausgangsbedingungen aus. Nur jetzt entscheidet sich das Unternehmen für ein Büro in einem Coworking-Space am beispielhaft beliebten Standort Dortmund Innenstadt. Die Kosten belaufen sich dann auf rund 1.070 €. Zusätzlich kommt ein Besprechungsraum für €5 die Stunde. Hier die Kosten im Überblick und im Vergleich zum klassischen Büro:

  • Normales Büro: Fixkosten von 1.743,86 €
  • Work Inn: Fixkosten von 1.070,00 zzgl. variabler Kosten von € 80,00 € = 1.150,00 €
  • Preisvorteil des Coworking-Space von 593,86 € pro Monat

 

Der Preisvorteil pro Jahr liegt damit bei 7.126,30 €. Dies ist ein stolzer Betrag, zu dem Du noch die generellen Vorteile eines Coworking-Space hinzurechnen kannst.

Du kennst die Antwort auf die Frage: „Coworking Office oder Büro?“

Letztlich hängt es ganz von Dir und Deinem Unternehmenskonzept ab, ob Du lieber in einem Coworking-Space oder in einem Büro anmieten solltest. Wenn Du Dir die Vorteile und Nachteile der einzelnen Konzepte im Detail anschaust, kannst Du nur zu einem Schluss kommen: Die Anmietung eines eigenen Büros solltest Du nur in Betracht ziehen, wenn Du unbedingt die Räume selbst gestalten möchtest und mit einer gewissen Planungssicherheit über viele Jahre hinweg aufwarten kannst. Dann ist diese Lösung, bei der Dein Team ganz für sich ist, ohne Einbußen realisierbar. Trifft auf Dich all dies nicht zu, solltest Du Dich unbedingt näher mit dem Coworking beschäftigen. Sicherlich kannst auch Du von den Vorteilen nachhaltig profitieren!

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